Politica de confidențialitate

1. Cine prelucrează datele personale

Operatorul datelor cu caracter personal este:

Pentru orice întrebare privind datele personale, ne puteți contacta la: contact@asociatiafiipregatit.ro.

2. Cui se aplică această politică

Prezenta politică se aplică persoanelor care vizitează website-ul Asociației Fii Pregătit, părinților sau tutorilor legali ai participanților minori, participanților adulți, persoanelor care ne contactează și persoanelor care completează formularul online de înscriere.

3. Ce date putem colecta

Date de identificare și contact

• nume și prenume;
• număr de telefon;
• adresă de e-mail;
• relația cu participantul, în cazul persoanei de contact pentru urgențe.

Date despre participant

• nume și prenume;
• data nașterii;
• date privind participarea la activitățile Asociației.

Date privind sănătatea și siguranța

• alergii;
• afecțiuni medicale comunicate de părinte sau participant;
• tratament medicamentos;
• alte informații relevante pentru siguranța participantului;
• datele persoanei de contact în caz de urgență.

Date privind documentul de înscriere

• semnătura aplicată electronic în formular;
• data și ora completării documentului;
• identificatorul intern al documentului generat;
• opțiunea privind utilizarea imaginii participantului.

Date tehnice de navigare

Atunci când vizitați site-ul, pot fi prelucrate date tehnice necesare funcționării website-ului. Dacă acceptați cookie-urile analitice, putem colecta date statistice agregate despre utilizarea site-ului, precum paginile vizitate, sursa vizitei, tipul dispozitivului sau interacțiunile generale cu paginile.

4. De ce folosim datele

Folosim datele personale numai pentru scopuri legate de activitatea Asociației Fii Pregătit, precum:

• gestionarea înscrierilor și a participării la activități;
• comunicarea cu părinții, tutorii legali sau participanții adulți;
• organizarea activităților educative, outdoor, de familie sau de grup;
• verificarea condițiilor de participare și a informațiilor relevante pentru siguranță;
• gestionarea unei situații de urgență și comunicarea cu persoana desemnată;
• transmiterea documentului completat către semnatar;
• arhivarea documentelor de înscriere;
• respectarea obligațiilor legale aplicabile Asociației;
• protejarea drepturilor, siguranței și intereselor legitime ale participanților și ale Asociației;
• realizarea de statistici privind vizitarea site-ului, numai dacă este exprimat acordul pentru cookie-uri analitice.

5. Temeiul prelucrării datelor

Prelucrăm datele personale numai atunci când avem un temei legal aplicabil.

• pentru gestionarea înscrierii și participării la activități, prelucrarea este necesară pentru pregătirea, organizarea și desfășurarea participării solicitate de părinte, tutore legal sau participant adult;
• pentru comunicările necesare, gestionarea documentelor și organizarea activităților, prelucrarea poate fi necesară pentru interesele legitime ale Asociației, inclusiv siguranța participanților și buna organizare a activităților;
• pentru obligațiile de arhivare, evidență sau alte obligații legale, prelucrarea poate fi necesară pentru respectarea obligațiilor aplicabile Asociației;
• pentru informațiile privind sănătatea, alergiile, tratamentele sau alte date medicale, prelucrarea se realizează exclusiv pentru siguranța participantului, pe baza acordului exprimat prin documentul de înscriere și participare;
• pentru fotografii și materiale video în care participantul poate fi identificat, prelucrarea se realizează numai în baza opțiunii exprese selectate în formular;
• pentru Google Analytics și cookie-uri analitice, prelucrarea se realizează numai după exprimarea acordului prin bannerul de cookies al site-ului.

6. Fotografii și materiale video

În cadrul activităților pot fi realizate fotografii și materiale video. Utilizarea imaginii participantului pentru promovarea activităților Asociației se face numai dacă părintele, tutorele legal sau participantul adult a selectat explicit opțiunea de acord.

Refuzul acordului privind utilizarea imaginii nu afectează participarea la activități.

Consimțământul privind imaginea poate fi retras pentru viitor, printr-un mesaj transmis la: contact@asociatiafiipregatit.ro.

7. Cine poate avea acces la date

Datele pot fi accesate numai de persoanele autorizate din cadrul Asociației Fii Pregătit, strict în măsura în care au nevoie de ele pentru organizarea, siguranța și desfășurarea activităților.

În funcție de serviciile utilizate pentru funcționarea site-ului și a formularului, datele pot fi prelucrate prin furnizori tehnici care ne ajută să oferim aceste servicii.

• GitHub Pages, pentru găzduirea website-ului;
• Google Apps Script, pentru procesarea formularului și generarea documentului;
• Google Drive, pentru stocarea documentelor generate;
• Gmail / Google Workspace, pentru transmiterea documentului către semnatar;
• Google Analytics, numai dacă vizitatorul acceptă cookie-urile analitice.

Nu vindem și nu punem la dispoziția terților datele personale în scopuri de marketing.

Datele pot fi comunicate autorităților publice sau serviciilor medicale de urgență doar atunci când legea sau protejarea sănătății și siguranței participantului o impun.

8. Unde sunt păstrate datele

Documentele de înscriere completate prin site sunt transmise prin infrastructura Google Apps Script, sunt salvate în spațiul de stocare Google Drive utilizat de Asociație și sunt transmise prin e-mail la adresa indicată de semnatar.

Furnizorii tehnici utilizați pot opera infrastructură sau servicii și în afara Spațiului Economic European. În aceste situații, prelucrarea se realizează în condițiile și garanțiile aplicabile furnizorului respectiv.

9. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele numai atât timp cât sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate, pentru desfășurarea activităților, pentru gestionarea siguranței participanților, pentru arhivarea documentelor și pentru respectarea obligațiilor legale aplicabile.

Documentul de înscriere poate rămâne valabil pentru participările viitoare atât timp cât datele furnizate sunt corecte, complete și actuale.

Părintele, tutorele legal sau participantul adult are obligația să informeze Asociația dacă apar modificări importante privind datele de contact, persoana de urgență, informațiile medicale relevante sau acordul privind utilizarea imaginii.

La solicitare, analizăm dacă datele pot fi actualizate, limitate sau șterse, ținând cont de obligațiile legale și de necesitatea păstrării anumitor documente.

10. Cum protejăm datele

Luăm măsuri rezonabile pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării sau divulgării nepermise.

Accesul la documentele de înscriere este limitat la persoanele care au nevoie de acestea pentru organizarea activităților, gestionarea participanților și situațiile de siguranță.

11. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de legislația aplicabilă, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de a fi informat cu privire la prelucrarea datelor;
• dreptul de acces la datele personale;
• dreptul de rectificare a datelor inexacte sau incomplete;
• dreptul la ștergerea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul de opoziție, în anumite situații;
• dreptul la portabilitatea datelor, atunci când este aplicabil;
• dreptul de a retrage consimțământul pentru viitor, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
• dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți scrie la: contact@asociatiafiipregatit.ro.

12. Datele copiilor

Activitățile Asociației Fii Pregătit se adresează frecvent minorilor. Datele unui copil sunt furnizate prin formular de către părinte, tutore legal sau persoana care are dreptul legal de a exprima acordul privind participarea copilului.

Nu solicităm copiilor să transmită direct prin site date personale, date medicale, documente sau informații de contact.